Они работают со вчерашним днем, нужным нам сегодня и в будущем…

27.03.2017

С 15 по 16 марта Архивное агентство Иркутской области провело заседание Совета, куда были приглашены начальники архивных отделов всех муниципалитетов нашей области. В том числе и Гегина Наталья Ивановна – заведующая архивным отделом Тулунского муниципального района. Работа Совета началась с выступления руководителя Архивного отдела области Овчинникова Сергея Геннадьевича о главных итогах работы государственных и муниципальных архивов Иркутской области в 2016 г. и их приоритетных направлениях развития на 2017 год.
При подведении итогов заседания Совета, архив нашего района был отмечен в числе лучших, а Наталья Ивановна Гегина награждена Благодарностью Архивного агентства области, за большую работу и за публикацию статей в СМИ, к 90 – летнему юбилею Тулунского района.
Работа архивного отдела администрации Тулунского муниципального района в 2016 году была направлена на выполнение Федерального и областного законов в сфере архивного дела, поставленных задач в Основных направлениях развития архивного дела в Тулунском районе на 2016 год.
Работниками архивного отдела в 2016 году для выполнения своих задач и функций была направлена работа на выполнение основных направлений деятельности архива и плановых заданий, обеспечение сохранности документов, развития архивного дела и организации документов в делопроизводстве учреждений-источников комплектования архивного отдела, улучшения материально-технической базы архивного отдела.

1. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации
Для обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации работниками архива продолжают соблюдаться нормативные требования по организации хранения и использования документов.
В 2016 году площадь архивного отдела составляет 167 кв. м., архивохранилищ 140 кв.м.
В 2016 году работниками архивного отдела было отреставрировано
92 дела, 195 листов.
В 2016 году закартонировано 632 дела, поступивших на хранение.
Оформлено 47 ярлыков, переоформлено- 44 ярлыка.
Работниками архива проведена проверка наличия и состояния дел в фонде Р- 96 «Евдокимовский леспромхоз». В результате проверки установлено, что 222 дела все в наличии, утраты документов не выявлено, состояние дел удовлетворительное.
В 2016 году проведена переработка описи №1 ф. Р-73 Изегольского сельского Совета депутатов трудящихся, так как в одну опись были включены похозяйственные книги. Описи приведены в соответствие, утверждены на ЭПК Архивного агентства.
2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации
По комплектованию архивного отдела в 2016 году плановые показатели были выполнены. В архивный отдел было принято 632 дела, из них 589 при плане 500 дел постоянного срока хранения и 43 дел по личному составу от ликвидированных учреждений. Все 632 дела зашифрованы, закартонированы и размещены в хранилище.
На 01.01.2017 года в архивном отделе числится 27265 дела, 117 единиц хранения фотодокументов все дела закартонированы, что составляет 100% картонирования дел.
При поступлении документов на хранение сотрудниками архивного отдела заведено 2 дела. Описи дел расшиты по экземплярам, составлено 318 итоговых записей в описях, заведены дела фондов на 2 поступивший фонда, оформлены обложки дел, заполнены листы заверители.
Для формирования Архивного фонда РФ и включения документов в состав архивного фонда РФ 2016 году была продолжена работа с источниками комплектования архивного отдела. Полностью обработали и подготовили документы к передаче на постоянное хранение включительно по 2014 год 52 учреждений – источников комплектования архивного отдела. 8 учреждения продолжают работу по обработки документов за 2014 год.
Утвердили на ЭПК архивного агентства описи на 489 дел постоянного хранения и согласовано описей по личному составу на 109 дел от 52 учреждений - источников комплектования.
От ликвидированных учреждений согласовано 43 дела. Представлена опись фотодокументов на 12 ед.хр.
В 2016 году было проведено 11 проверок состояния ведомственного хранения и организации документов в делопроизводстве в администрации. В ходе проверок было сверено 883 дела постоянного хранения, утраты документов не обнаружено, дела в удовлетворительном состоянии.
Работниками архива продолжается оказываться методическая и практическая помощь по обработке документов постоянного хранения, по личному составу, по составлению описей.
Работниками архивного отдела даются консультации по обеспечению сохранности документов постоянного хранения и по личному составу, их обработке. Проводится работа по пересогласованию номенклатур дел.
Организациям-источникам комплектования архивного отдела было дано 78 консультации на местах, по обработке документов, подшивке документов, оформлении дел, по составлению номенклатур дел и описей дел.
3. Создание информационно – поисковых систем, учетных БД и автоматизированного НСА.
Работниками архива была продолжена работа по заполнению БД «Архивный фонд». В БД «Архивный Фонд» внесено 2 новь поступивший фондов, 4992 ед.хр. общий объем информационного массива составляет 52.4 МБ.

4. Предоставление информационных услуг и
использование документов
В 2016 году архивным отделом проведено 17 информационных мероприятий:
- подготовлено и организовано 8 выставок архивных документов (6 выставок для учеников школ Азейской, Едогонской, Котикской, Мугунской, Писаревской, Шерагульской); 1 выставка на мероприятии посвященной 20- летию Избирательной системы в Тулунском районе, 1 выставка к 90- летию Тулунского района на торжественном мероприятии Думы Тулунского района.
Подготовлены и опубликованы три статьи:
- к 90- летию Финансовых работников Тулунского района
- к 90 – летию образования Тулунского района
- Архивная служба Тулунского района.
Проведено 6 экскурсии по архиву.
В 2016 году страничку архивного отдела на сайте администрации Тулунского муниципального района посетили 263 пользователя. В 2016 году на страницу выставлены списки фондов архивного отдела, статьи к 90- летию Тулунского района, Архивная служба Тулунского района, выставка фотодокументов к 90- летию Тулунского района.
В 2016 году в архивный отдел поступило 1360 запросов социально-правового характера, из них исполнено по документам архивного отдела – 1360, в том числе с положительным результатом – 1216. Основные запросы по подтверждению заработной платы, причем запрашивается подтверждение за 10-15 лет, льготного трудового стажа, сведения о награждении.
В 2016 году архивный отдел посетило 25 исследователей, которые работали с архивными документами по подбору материала для выполнения курсовых и дипломных работ. Исследовали документы по истории образований школ в селах района, деревень, предприятий района. Посетители работали с фондами Тулунского районного Совета и его исполнительного комитета и с похозяйственными книгами сельских Советов, документами управления сельского хозяйства, годовыми отчетами колхозов района, с документами военных лет, с подшивками газет, документами предприятий.
Исследователями было просмотрено 634 дела, выдано 387 архивных копий.
В 2016 году продолжена работа по информационному взаимодействию по организации социально - правового защищенного документооборота между Управлением ПФР и архивом с установлением и использованием СКЗИ и программного комплекса VipNet с функциями шифрования и ЭЦП.
В 2016 году от пенсионного фонда по VipNet поступило 158 запросов, пенсионному фонду было направлено 169 ответов на запросы социально-правового характера.
В Архивном отделе администрации Тулунского муниципального района находятся примерно 1000 документов по личному составу Тулунского и Икейского лесхозов. Документы в стадии обработки. На 01.12.2016 года обработано 762 дела.
Государство может потерять богатство, казну, как это часто бывает в истории. Все это со временем можно восполнить и восстановить. Но невозможно восстановить потерянные архивные материалы. Поэтому архив — это бесценный источник, где хранятся уникальные документы, которые будут нужны нам сегодня и в будущем.

Пресс – центр администрации района
http://tulunr.irkobl.ru/news/detail.php?ID=38919